新入社員お悩み相談所

「報・連・相」というと、ビジネスマンなら誰もが一度は聞いたことのある言葉だと思いますが、皆さんはしっかりこの「報・連・相」を実践できていますか？

そもそも、なぜ「報・連・相」が必要なのか、その理由を考えたことはあるでしょうか。

う～ん、「上司がやれと言ったから」では、社会人としてあまりに悲しい答えなんですけどねぇ…まぁそれは置いておきまして。

実は「報・連・相」は、あなた達以上に上司や仕事の指示をしている人にとって大変重要なことなのです。

業種は色々あれど、現場には必ずみんなを取りまとめるリーダー的役割の人がいます。多くの企業ではそれを役職で示しているわけですが、そのリーダーが個々の人達に仕事を割り振ったとき、割り振った人間がみな好き勝手に動き、しかも何を考えているのかわからない…このような状況では、仕事を取りまとめる方もまともに取りまとめることができませんよね。

それに「報・連・相」をすれば、その時点で自分が間違えたことを考え、行っていたとしても、報告した時点で上司が間違いを指摘してくれます。

例えば１週間、上司に報告せずに間違ったまま仕事を進めていたら、その１週間が全くの無駄になってしまいますよね。せめて３日前に報告してくれれば、その３日間は軌道修正ができたのに…といった具合に、仕事の効率化の観点から言っても、「報・連・相」は有効なのです。

このように、良い効果こそあれど、悪い効果はないのが「報・連・相」なのですが…。どうも最近は、これすらまともにできない社員が増えてきたように思いますねぇ。

確かに、通る報告も通らないような「間が悪いとき」はあります。本来は機嫌や仕事量で気分が激しく浮き沈みする上司もよくないのですが、相手も人間ですからね。顔色をうかがって報告する我慢も必要でしょう。

ただし、それを言い訳にして報告をダラダラと先延ばしにしてはいけません。

とくに悪い報告、事故報告などは相手の状況を考慮するよりも、まず相手にその情報を伝えることが最優先ですから、そこは忘れないようにしてください。

ビジネスの報告の基本は、「結論から話す」ことと「簡潔明瞭」であること、この２点です。

よくあるのが、細かな状況を伝えようと、ひとつひとつ起こった出来事を順番に説明していき、最後に「だから、こうなってしまったんです」と報告するケース。結論が最後な上に、その結論を聞くまでに細かな報告が多すぎます。

うまい報告をしたいのなら、必要な情報だけを簡潔にまとめ、まず結論を伝えましょう。

そうすれば、相手も聞きたいことだけを質問するはずです。質問もなければ、すぐにでも「ではどうしようか」と次の話に進むことができますよね。センスのある人はこういう報告をするものです。

あと気になるのが、コミュニケーションがうまくいかなかったときや誤解が生じたときによく聞く「私はそう言ったつもりはなかったのですが…」とか「そんなつもりはありませんでした」などの『つもり』という言葉。

この言葉は「自分はそう言ったつもりはなかったのだけれど、相手に正しく伝わらなかった」という意味なのでしょうが、聞き方によっては「自分はちゃんと言ったから、正しく理解しなかった相手に責任がある」という風に聞こえてしまいます。

人間ですから、解釈の違いから誤解が生じることは多々あります。けれどそこで「そのつもりはなかった」と言うだけではなく、なぜ相手にそのような誤解をさせてしまったのか、そこを考えなくてはなりません。「そのつもりはなかった」のせりふだけでは、ただの言い訳でしかありませんからね。

ついつい言いがちな言葉ですが、この言葉ひとつで、上司の評価が決まってしまうかもしれません。気をつけてください。

最近は、どの会社でも「報・連・相」の徹底が叫ばれています。しかし逆に言えば、どの会社でもこの「報・連・相」を上手にできる人材が少ないということです。

そのようなご時世ですから、少し気をつけて良い「報・連・相」ができるよう努力をすれば、おのずと上司の目にもとまるかもしれません。

誰だって怒られたり、文句を言われることは嫌だと思いますが、別に怒られても文句を言われてもいいじゃないですか。報告せずにもっと大きな事故に繋がるくらいなら、一時怒られることくらい大したことはないですよ。そういう心構えで「報・連・相」を実践できる社会人になってくださいね。