新入社員お悩み相談所

良い報告書とは、読んだ人間から質問もなく判子を押してもらえるような報告書、ではないでしょうか。

決して、文章量や資料が多ければ多いほど良い報告書である、ということはありません。

たとえどれだけ資料をアレコレつけたとしても「この報告書の件だけど、ちょっと聞かせてくれる？」と内容について説明を求められるようでは落第点ですからね。

それは実務編の１でお話しした「報・連・相」のときと一緒ですよ。

ビジネスで大事なのは結論から伝えること、簡潔明瞭に表現することの２点ですからね。

これは口頭でも文書でも変わりません。

報告書の書式は、社内のフォーマットと大体同じであればいいんですよ。大切なのは中身です。報告書は社内や社外などで問題が起きたときに書くことが多いのですが、この「問題が起きたとき」というのが、仕事で一番重要なときでもあります。

例えばお客様からクレームがついたとしましょう。怒っているお客様に対して、あなたは書面で「どうしてクレームがつくようなことが起こってしまったのか」ということを正確な事実で説明し、また「どうそれに速やかに対処するか」を責任持って記し、そして同時に謝意を文章で表さなくてはいけません。

大事なのは「正確な情報」と、「だからこれからどうするか」であって、体裁を整えるための書式ではありません。ビジネスマナーはビジネスマンの常識ですし、もちろん大事なことですが、それにばかり捕らわれて大事な本質を忘れてはいけませんよ。

それも儀礼的に表記しているだけであって、実際はそんなところを一生懸命読んだりはしませんよ。決まり文句が書いてあればそれでいいんです。

「頭語と結語」は、ビジネス文書では「謹啓」と「謹白」が一般的ですね。「時候の挨拶」「貴社ますます～」なんて挨拶も、文例集やマナー本を開けば色々な表現が書いてありますので、詳しく知りたい方はそちらを開くといいでしょう。

それに最近では、ワープロソフトに「謹啓」と入力しただけで数種類の挨拶文が表示されるような便利な機能もあるんですよ。

情報は早く伝えるに越したことはありません。

儀礼的な挨拶文に時間をかけるより、中身に時間をかける方が効率的だと思いませんか？　利用できるものは利用してしまえばいいんですよ。

以下にお客様に向けた大まかな報告書の例を載せますので、ひとつの参考にしてください。